Как работать школам ББЖ, если родители не дают или отзывают согласие на обработку ПДн?

«Ничего подписывать не буду!» - многие школы сталкиваются с подобными фразами от родителей/законных представителей, когда дело касается обработки персональных данных. Как действовать в таких ситуациях, особенно если школа отказалась/собирается отказаться от бумажной отчетности и использовать электронные журнал и дневник?

 

Для начала необходимо разобраться каким документом регламентируется сбор согласий на обработку ПДн и зачем это нужно делать.

 

Для соблюдения требований Федерального закона от 27.07.2006 №152-ФЗ «О персональных данных» (далее - 152-ФЗ) образовательным организациям (ОО) необходимо собирать письменные согласия на обработку персональных данных (ПДн) обучающихся и их законных представителей.

• Образовательная организация является оператором ПДн всех участников образовательного процесса в своей организации (152-ФЗ, ст.3, п.2).
• ОО вправе передать полномочия третьим лицам обрабатывать ПДн участников

образовательного процесса. Третьими лицами выступают органы муниципальной и региональной власти, а также разработчики информационной системы, в рамках которой ОО ведет учет успеваемости обучающихся.

• ОО организует сбор согласий на обработку ПДн, где указаны все лица, которые

уполномочены обрабатывать данные пользователей.

• Участники образовательного процесса (родители/законные представители, обучающиеся и сотрудники ОО) должны быть уведомлены о том, кто обрабатывает их ПДн.

 

Что же делать организациям, перешедшим на ББЖ (безбумажное ведение журнала), если родители не дают/отзывают согласие на обработку ПДн?

В первую очередь важно рассказать родителям/законным представителям и другим участникам образовательного процесса о целях, правилах обработки их данных, но самое важное развеять все сомнения, касающиеся компании-разработчика информационной системы. Например, предоставить сертификат соответствия и другие документы, подтверждающие наличие средств защиты информации у компании и ее надежности, соглашение о взаимодействии, заключенное между школой и разработчиком, дать ссылку на сайт компании, где можно ознакомится со всей информацией.

Как правило, основными причинами отказа родителей/законных представителей подписать согласие на обработку ПДн являются именно неинформированность, непонимание цели подписания такого документа, а также страх за сохранность данных, но путем информационной и разъяснительной работы этого можно избежать.

Обработка ПДн осуществляется только с согласия участника образовательного процесса и если родитель/законный представитель все-таки не дает согласие на обработку своих ПДн и ПДн своего ребенка, мы рекомендуется действовать следующим образом:

1. Администратор системы в школе не создает для родителя/законного представителя учетную запись в системе.

2. По ребенку в систему вносится минимальный набор данных, не позволяющих точно идентифицировать личность - ФИО, дата рождения и пол (210-ФЗ, ст.7, п.4).

3. В созданной учетной записи ребенка ведется учет успеваемости и посещаемости.

Участник образовательного процесса - владелец персональных данных, в праве отозвать (данное ранее) согласие на обработку как своих ПДн, так и ПДн ребенка и требовать полного исключения его и его ребенка из системы.

 

В таком случае школе необходимо:

1. Получить от участника образовательного процесса письменный отказ от обработки ПДн.

2. Удалить учетную запись пользователя в системе.

3. Если отказ от обработки ПДн распространяется и на обучающегося, то в общеобразовательной организации издается приказ, где за указанным обучающимся закрепляется кодовое имя, например, Ученик 1:

a. В учетной записи в системе меняется ФИО обучающего на кодовое имя, и ведется учет успеваемости и посещаемости, как и прежде.

b. При выводе на печать журналов успеваемости в конце года к журналу прикладывается копия приказа.

 

Принципиальное решение родителя/законного представителя не давать согласие на обработку ПДн не должно вызывать опасений и конфликтных ситуациях, поскольку, следуя вышеописанным рекомендациям школа может успешно осуществить переход на ББЖ и без лишних сложностей активно работать в системе.